На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Архив-Сервис перевозка документов и дальнейшее их уничтожение

Транспортировка документов компанией Архив-Сервис для дальнейшего уничтоженияСпециализированные машины компании Архив-Сервис для перевозки документов и дальнейшего их уничтожения

Услуги по транспортировке документов наиболее востребованы в двух случаях:
- При офисном переезде компании с большим объёмом архива, то есть при перемещении документов
- При необходимости сдачи дел в архив или уничтожении документов.

Соответственно, транспортировка документов должна проводиться таким образом, чтобы в процессе не происходила утечка информации компании, а также таким образом, чтобы не допускались ошибки архивного учёта или случайные утери документов.

Архив-Сервис обращает ваше внимание на тот факт, что в некоторых случаях утеря документов при транспортировке может классифицироваться как преднамеренное уничтожение информации и сопровождаться соответствующими судебными мерами.

Транспортировка документов обычно выполняется в опломбированных или иным образом защищённых контейнерах (исключение могут составлять некритичные документы, подлежащие уничтожению). Транспортировка документов чаще всего проводится при сопровождении архивиста или иного представителя компании.

При длительной (дальней) транспортировке документов важно предпринять ряд действий, которые могут предотвратить повреждение архива. Одна из основных мер данного списка - физическая защита дел от внешних условий, в частности, от влажности. Практически каждая транспортная или архивная компания имеет свои наработки в данной сфере - от использования силикагеля до применения специальной конструкции контейнеров.

Особо стоит описать перевозку электронных носителей данных: они требуют специальных условий транспортировки, так как зачастую узок диапазон выдерживаемых ими физических колебаний (вибрации), уровня магнитного и иного (например, рентгеновского) облучения, температурного коридора и других факторов. Для транспортировки информационных носителей используются специальные средства, зачастую отличающиеся высокой ценой.

Наиболее частая ошибка при самостоятельной транспортировке документов в электронном виде - это пропускание носителя через терминал сканирования в аэропорту, способный мгновенно уничтожить данные. При перевозке любых документов на информационных магнитных носителях (дискетах, картах flash-памяти, жестких дисках, мобильных SSD- и SATA-устройствах, информационных стойках и подобных) рекомендуется отдавать либо сам носитель, либо прибор, в составе которого он находится (ноутбук, фото- или видео-камеру, электронную библиотеку и тому подобное) на специальный досмотр, минуя сканирование.

Архив-Сервис рад предложить Вам услуги по транспортировке документов: архивных, бухгалтерских - для дальнейшего их уничтожения.