Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Архивное хранение документов

Архивное хранение документов: форс-мажор

При архивном хранении документов всегда существует шанс возникновения форс-мажорных обстоятельств: например, землетрясения, пожара или других ситуаций, не зависящих от организации работы и деятельности сотрудников архивохранилища. Как известно, практически вся документация в архиве (в особенности, кадровые и бухгалтерские) хранится в строгом соответствии с законом, и несоблюдение условий либо утеря ведёт к серьёзным проблемам с госорганами. Отсутствие даже нескольких бумаг может вести к весьма серьёзным штрафам для компании.

Архивное хранение документов форс-мажор рекомендации компании Архив-Сервис Компания Архив-Сервис рекомендует в случае возникновения чрезвычайной ситуации (после проведения оперативных мер по её ликвидации, когда уже можно оценить размеры ущерба) следует выполнить следующие действия:

- Во-первых, немедленно получить официальное подтверждение форс-мажорной ситуации. При затоплении следует обратиться к собственнику помещения за соответствующим актом и получить справку из РЭУ. При краже - обратиться с заявлением в МВД и получить соответствующий протокол, при землетрясении, урагане, селе или ином стихийном бедствии - обращайтесь в МЧС Российской Федерации (в территориальное управление), при пожаре - в орган МЧС. Позвоните в компанию Архив-Сервис, и мы подскажем службы, занимающиеся соответствующими вопросами.

- Во-вторых, издать приказ руководителя о создании комиссии по расследованию причин утраты.
Пригласить в комиссию членов пожарного надзора, сотрудников МВД и других лиц, имеющих отношение к ситуации.

- В-третьих, оформить результаты действий комиссии соответствующим актом, подписанным руководителем организации.

- В-четвёртых, пройти инвентаризацию (по 129 ФЗ) и составить опись утраченных бумаг.

Архивное хранение документов форс-мажор рекомендации компании Архив-Сервис на Пятницкой - В-пятых, если речь шла об архивном хранении бухгалтерских документов, следует отправить официальное письмо в ФНС и приложить к нему вышеописанные акты. ФНС инициирует проверку и согласовывает сроки восстановления утраченных бумаг.

Таким образом, если во время архивного хранения документов возникает сложная ситуация, вы должны не только предпринять все меры по спасению архива в кратчайшие сроки, но и максимально быстро добиться всех актов, подтверждающих сложившуюся картину, защищающих вас от официальных санкций. Оперативность работы в обоих случаях позволяет очень сильно снизить возможный экономический ущерб.