«Ползучая революция» в системе бумажного делопроизводства в сторону СЭД

Долгие годы в России абсолютно весь документооборот был бумажным. С новой эрой развития IT- технологий стали появляется некие электронные программы, позволяющие относительно автоматизировать ручной труд по ведению документооборота и он стал входить в смешанную фазу. Процесс был запущен: коммерческая деятельность стала использовать электронный документооборот. До сегодняшнего дня электронный документооборот в основном ограничивался автоматизацией процесса подготовки, согласования, исполнения документа, по сути, там, где движение жизненного цикла только начинается. С разработкой новых продуктов в СЭД «жизненный цикл» документа полностью стал электронно - автоматическим.

Многие квалифицированные специалисты старой закалки воскликнут: а зачем нам систему электронного документооборота внедрять в делопроизводство организации, если бумажная документация надежно сохраняет все данные, все расположено по папочкам, не требует переподготовки специалистов… С одной стороны «да», но, сколько необходимо затратить времени на написание в ручную документов, поиск нужного клиента, регистрации и распределение «бумажек» по созданным кожаным файлам, и это не полный перечень тех действий, которые выполняют сотрудники имеющие «бумажное делопроизводство». А при наступлении периода отчетности? Сколько времени требуется на выполнение подготовки соответствующей документации и создание отчета по требуемому стандарту. Использование СЭД позволяет сократить временные, финансовые затраты делопроизводства в значительном объеме. Стало значительно проще выполнять, используя СЭД такие задачи как:

своевременная обработка всех требуемых документов,
осуществление контроля над качеством выполняемой работы на всех стадиях движения документа,
отслеживание местонахождения документов на любой стадии,
контроль выполнения задач.

Помимо этого, выполнение некоторых действий требующих от сотрудников внимательности стало возможным делать автоматически:

пересылка документов, уведомлений,
сохранение и контроль над документами,
связь между сотрудниками как внутри организации, так и с компаньонами.

Вывод: использование системы СЭД, которая позволяет грамотно сочетать в себе ведение документооборота в делопроизводстве традиционным способом с электронным, способна любую организацию возвести на новый уровень по организации и систематизированию внутренней деятельности, что соответственно ведет за собой увеличение прибыли. А не к этому ли стремится каждый руководитель?