info@archives.su     написать             +7 (495) 973-95-77 +7 (495) 973-65-77

Заказать звонок
Архивное хранение документов
Архивное хранение документов: форс-мажор

При архивном хранении документов всегда существует шанс возникновения форс-мажорных обстоятельств: например, землетрясения, пожара или других ситуаций, не зависящих от организации работы и деятельности сотрудников архивохранилища. Как известно, практически вся документация в архиве (в особенности, кадровые и бухгалтерские) хранится в строгом соответствии с законом, и несоблюдение условий либо утеря ведёт к серьёзным проблемам с госорганами. Отсутствие даже нескольких бумаг может вести к весьма серьёзным штрафам для компании.


Компания Архив-Сервис рекомендует в случае возникновения чрезвычайной ситуации (после проведения оперативных мер по её ликвидации, когда уже можно оценить размеры ущерба) следует выполнить следующие действия:
- Во-первых, немедленно получить официальное подтверждение форс-мажорной ситуации. При затоплении следует обратиться к собственнику помещения за соответствующим актом и получить справку из РЭУ. При краже - обратиться с заявлением в МВД и получить соответствующий протокол, при землетрясении, урагане, селе или ином стихийном бедствии - обращайтесь в МЧС Российской Федерации (в территориальное управление), при пожаре - в орган МЧС. Позвоните в компанию Архив-Сервис, и мы подскажем службы, занимающиеся соответствующими вопросами.

- Во-вторых, издать приказ руководителя о создании комиссии по расследованию причин утраты.
Пригласить в комиссию членов пожарного надзора, сотрудников МВД и других лиц, имеющих отношение к ситуации.

- В-третьих, оформить результаты действий комиссии соответствующим актом, подписанным руководителем организации.

- В-четвёртых, пройти инвентаризацию (по 129 ФЗ) и составить опись утраченных бумаг.


- В-пятых, если речь шла об архивном хранении бухгалтерских документов, следует отправить официальное письмо в ФНС и приложить к нему вышеописанные акты. ФНС инициирует проверку и согласовывает сроки восстановления утраченных бумаг.

Таким образом, если во время архивного хранения документов возникает сложная ситуация, вы должны не только предпринять все меры по спасению архива в кратчайшие сроки, но и максимально быстро добиться всех актов, подтверждающих сложившуюся картину, защищающих вас от официальных санкций. Оперативность работы в обоих случаях позволяет очень сильно снизить возможный экономический ущерб.