info@archives.su     написать             +7 (495) 973-95-77 +7 (495) 973-65-77

Заказать звонок
Сроки хранения документов
З Сроки хранения каждого вида документов определены специальным Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.
Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации. Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.
Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.
На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Полезная таблица. Сроки хранения кадровых документов в организации

Вид документа
Сроки хранения
Основание
Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)  
75 лет

50 лет (75 лет - если оформлены до 2003 года)
ст. 435, 444 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Личные дела (Заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учёту кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)
На сотрудников и руководителей - 75 лет, либо
50 лет (75 лет - если оформлены до 2003 года)
ст. 445 перечня, утвержденного приказом росархива от 20.12.2019 № 236
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда - 75 лет)
5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда - 50 лет; 75 лет - если оформлены до 2003 года)
ст. 402 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Правила трудового распорядка 
1 год после замены их новыми
ст. 381 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Графики предоставления отпусков
3 года
ст. 453 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236