info@archives.su     написать             +7 (495) 973-95-77 +7 (495) 973-65-77

Заказать звонок
Порядок хранения документов
Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов, которые не всегда являются объектом должного внимания бухгалтеров-практиков.
Требуется выяснить, какие это документы, и какие вопросы хранения документации ими определяются. 
Общие положения
Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.
В соответствии со статьей 17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.Пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".
При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги".На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского. В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).
Порядок хранения документов регламентируется следующими  основными документами:
1.Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);
2.Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
3.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);
Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность".Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.
- Во-первых, немедленно получить официальное подтверждение форс-мажорной ситуации. При затоплении следует обратиться к собственнику помещения за соответствующим актом и получить справку из РЭУ. При краже - обратиться с заявлением в МВД и получить соответствующий протокол, при землетрясении, урагане, селе или ином стихийном бедствии - обращайтесь в МЧС Российской Федерации (в территориальное управление), при пожаре - в орган МЧС. Позвоните в компанию Архив-Сервис, и мы подскажем службы, занимающиеся соответствующими вопросами.

- Во-вторых, издать приказ руководителя о создании комиссии по расследованию причин утраты.
Пригласить в комиссию членов пожарного надзора, сотрудников МВД и других лиц, имеющих отношение к ситуации.

- В-третьих, оформить результаты действий комиссии соответствующим актом, подписанным руководителем организации.

- В-четвёртых, пройти инвентаризацию (по 129 ФЗ) и составить опись утраченных бумаг.


- В-пятых, если речь шла об архивном хранении бухгалтерских документов, следует отправить официальное письмо в ФНС и приложить к нему вышеописанные акты. ФНС инициирует проверку и согласовывает сроки восстановления утраченных бумаг.

Таким образом, если во время архивного хранения документов возникает сложная ситуация, вы должны не только предпринять все меры по спасению архива в кратчайшие сроки, но и максимально быстро добиться всех актов, подтверждающих сложившуюся картину, защищающих вас от официальных санкций. Оперативность работы в обоих случаях позволяет очень сильно снизить возможный экономический ущерб.